Produktivitě digitální generace pomáhají dvě věci:
- Snadný přístup k informacím, které mohou snadno sdílet.
- Propojení s kolegy nejen za účelem práce.
Intranet tomu pomůže. Lze jej definovat jako „firemní portál obsahující všechny informace, díky nimž společnost funguje“. Pokud je kvalitní, uživatelům vždy sdělí, co je aktuální – ale často bývá jeho koncept pro firemní kulturu zcela cizí. Zaměstnanci buď neví, že existuje nebo proč ho používat.
V Atlassian si intranet oblíbili – většina firmy v něm denně sdílí novinky a spolupracuje na projektech. A hlavně společnosti pomáhá tvořit transparentní kulturu. Týmy v různých časových zónách potřebují nástroj, který je propojí.
Zde je pár námětů, jak si intranet vylepšit, aby organizace zůstala sladěná, produktivní a v klidu.
Zlepšete sdílení informací
Řada firem posílá zásadní informace mailově. Víte ale, že průměrně si zaměstnanci kontrolují poštu až 36krát denně? To je spousta rozptýlení. Čas ušetří sdílení údajů na intranetu, kde už všichni jsou a mohou si je přečíst. V Atlassian má na domovské stránce každý přístup ke společným příspěvkům, diskusím, týmům a všemu dalšímu dění ve firmě.
Sdílení tímto způsobem nabízí větší prostor k diskusi – místo jednosměrné komunikace jedince k firmě se tu může každý vyjádřit skrz komentáře, lajky a emotikony. Také to vyjádří zájem o otevřenou komunikaci mezi zaměstnanci a příležitost projevit se těm, kdo tématům skutečně rozumí.
Znalostní databáze
Ať už pracujete kdekoli, někde udržujete informace. Většinou je to na více místech – na e-mailu, ve wordových dokumentech, v Google Drive apod., čímž se snižuje šance, že najdete, co potřebujete. Zkuste místo toho použít intranet jako centrum znalostí, kde vaši zaměstnanci najdou, co potřebují. Hlavní je, aby na něm šlo dobře a rychle vyhledávat.
Právní a HR týmy zde mohou mít náborové materiály, seznamy benefitů, interní pravidla a důležité dokumenty, ale tím to nekončí – takové úložiště se hodí každému oddělení.
I takto může vypadat interní knowledge base, která pomáhá adresovat časté dotazy.
Podobné stránky mají na intranetu mnoho podob, např. blogy, dokumenty a firemní ankety. Jejich velkou výhodou je to, že jsou na jednom místě, tudíž všichni vlastní přístup ke stejnému množství informací. To je i konkurenční výhoda – ušetříte čas při náboru nováčků a nepřijdete o zápisky těch, kteří firmu opustili. Ostatní uživatelé budou mít vše potřebné hned k dispozici, což jim pomůže v rychlejší a sebejistější práci. To zase ovlivní klientský servis a to, jak vás zákazníci vidí.
Lepší kooperace a zpětná vazba
Uživatele do intranetu zapojíte nejlépe vtáhnutím. Lidé rádi používají nástroj, který potřebují k práci nebo ho mají ostatní. Většinou v něm jdou různé @mentions, komentáře, sdílení dokumentů a upozornění. Díky nim správné osoby ve správnou dobu ví, že by měly přispět svou troškou tam, kde to všichni uvidí. Dobrý intranet umožní současnou editaci stránek více uživateli a tvorbu úkolů s deadliny.
Když celý tým komunikuje na jednom místě, lépe se mu pracuje, protože všichni všechno vidí a obsah je stále aktuální.
Zajímavý obsah
Říká se, že „lidé jedí očima”. To platí i zde. Dobře vypadající web návštěvníci rádi čtou.
Dobrý intranet usnadní tvorbu stránek: blogpostů, zápisů ze schůze, marketingových kampaní nebo produktových požadavků. Těžko se takové věci formátují a sdílí po mailu – málokdo by to chtěl číst. Díky šablonám a bohatému editoru tým bude moci tvořit zajímavé stránky.
Příklad seznamu požadavků podle šablony „product requirements“ přispívající lepší čitelnosti.
Intranet s různými šablonami pomůže firmě nejen komunikovat, ale zafunguje i jako místo ke každodenní práci, kde jsou všechny informace.
Transparentní kultura
Aby mohli vaši zaměstnanci mluvit na rovinu, musí mít prostor, kde mohou bez obav sdílet své myšlenky. 87% lidí chce pracovat v transparentní organizaci a intranet ji pomůže vybudovat.
Jednou z hlavních předností Atlassian je kultura průhlednosti a otevřenosti. Confluence v ní hraje zásadní roli. Každý může v rámci firmy okomentovat a tvořit obsah, což vedoucí a zaměstnance více sblíží. Když se chce někdo z týmů po celém světě o něco podělit, ať už o nějaký tip, co se hodí ostatním, nebo pogratulovat k povýšení, společnost o 2500 lidech se najednou zdá být o dost menší.
Screenshot z interního blogu o výletě jedné zaměstnankyně Atlassian na sledování úplňku. Jelikož fotí, sdílela obrázky z cest a mapu, kudy šla, s těmi, které by to mohlo zajímat.
Když lidé v týmu cítí, že se mohou naplno projevit, navážou s ostatními lepší vztahy. Výsledkem je větší porozumění, důvěra a motivace ostatním pomoci.
A jak jste na tom vy? Vnímáte intranet ve vaší společnosti pozitivně nebo je to jen další otravný systém? Pokud se vám náš článek líbil a chtěli byste v této oblasti změnu k lepšímu, není nic jednoduššího než nás kontaktovat. Rádi se s vámi spojíme a vše probereme.
Zdroj:
THILLAINAYAGAM, Kesha, 2018. 5 benefits of using an intranet in the workplace. Atlassian Blog [online] [vid. 2018-04-23]. Dostupné z: https://www.atlassian.com/blog/confluence/5-benefits-of-using-an-intranet